Cum deleg sarcinile? De unde incep?

Aproape in orice conversatie a unui manager regasim “nevoia de delegare”, “teama de delegare” sau “lipsa delegarii”. Orice training de “leadership” sau „time management” prelucreaza cu atentie tema delegarii. Totusi, statistic vorbind se demonstreaza de fiecare data faptul ca delegam foarte putin, ca avem o mare retinere, teama, uneori chiar frustrare, atunci cand este vorba de a delega sarcini.

Unii spun ca retinerea provine din teama de a pierde controlul, altii din teama ca lucrurile nu vor fi facute asa cum trebuie, altii se plang tocmai ca nu au timp suficient ca sa mai si delege sarcini. Oricum am lua-o insa, problema principala ramane aceeasi, si anume: nu delegam pentru ca nu stim cum sa o facem ci mai cu seama, nu stim de unde sa incepem.

Pasii unei delegari eficiente
Un prim pas al delegarii este sa stabilesti ce anume delegi. Pentru a stabili mai usor ce sarcini poti sa delegi, e indicat sa iti pui cateva intrebari:

  • •  Ce sarcini sunt repetitive sau consumatoare de timp?
  • •  Ce sarcini implica decizii pe care doar eu le pot lua?
  • •  La ce nu sunt foarte bun sau ce nu imi place sa fac?
  • •  Ce le-ar placea altora sa faca sau ce sarcini ar constitui o provocare pentru ceilalti?
  • •  Ce sarcini i-ar ajuta pe ceilalti la dezvoltarea personala sau ce abilitati au pe care nu le folosesc inca?

Omul potrivit la locul potrivit
Dupa ce ai parcurs aceasta etapa si ai decis ce sarcina vrei sa delegi, urmeaza sa stabilesti cui vei delega. Este foarte important ca fiecare sarcina sa o atribui persoanei potrivite. Trebuie sa te asiguri ca persoana catre care delegi este competenta pentru aceasta sarcina, respectiv ca va fi dedicata sarcinii. Intrebarea nu este daca membrul echipei poate sa indeplineasca indatoririle la fel de bine ca si tine, ci daca o poate indeplini corect. Pentru a clarifica acest aspect e bine sa iti pui din nou cateva intrebari:

  • •  Cine este interesat, cine are competenta sau abilitatea necesara indeplinirii respectivei sarcini?
  • •  Pentru cine va constitui o provocare sau pe cine va ajuta aceasta sarcina la dezvoltare personala?
  • •  Cine a fost omis in trecut, cine este cel mai calificat sau cine are timp?
  • •  Cata autoritate le vei da si care sunt riscurile?
  • •  Ce experienta relevanta au pentru respectiva sarcina?


Ofera instructiuni clare!

Daca ai ales sarcina si persoana, urmatorul pas al delegarii este sa dai instructiuni clare. Explica scopul sarcinii si furnizeaza instructiuni clare pentru indeplinirea ei. Pentru a te asigura ca lucrurile vor decurge asa cum trebuie, este important sa definesti termenul limita, sa clarifici timpul necesar indeplinirii sarcinii si sa stabilesti cand si cat de des trebuie livrate rapoarte referitoare la progres. Dupa care, verifica daca cel caruia i-ai delegat a inteles ce are de facut. Cere-i sa iti explice ce a inteles ca trebuie sa faca. Cere-i sa iti puna orice intrebari are in legatura cu sarcina respectiva. Evita sa faci presupuneri referitoare la nivelul de cunostinte si abilitati al celui catre care ai delegat. Atunci cand cel caruia i se delega o sarcina intelege scopul acesteia sau modul in care sarcina contribuie la un obiectiv mai mare, probabilitatea ca el/ea sa indeplineasca sarcina cu succes este mult mai mare.

Dupa care procesul de delegare incepe sa se deruleze propriu-zis: ghidarea, acordarea de sprijin, verificarea pe parcurs, monitorizarea si evaluarea indeplinirii sarcinii.

Text: Adela Cristea
Senior consultant Ascent Group

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *