Un birou dezorganizat este un factor care poate duce la intarzierea predarii proiectelor, dar si la o calitate mai slaba a rezultatului final. Daca esti corporatist, ai sanse foarte mari sa petreci intre 8 si 12 ore pe zi la birou. In aceste conditii, devine imperativ ca spatiul in care iti desfasori munca sa fie cat mai familiar, sa-ti stimuleze creativitatea si eficienta. Sentimentul de mizerie si dezordine este cu adevarat coplesitor si iti influenteaza activitatea la locul de munca.
Priveste-ti timp de doua minute biroul! Esti mandra de el? Este biroul tau un model de organizare sau pe el se afla o gramada de hartii, dosare si cleme indoite? Opreste-te o clipa si priveste mapa de intrari, asta in cazul in care ai una, si spune-mi sincer: este plina cu lucrari “de facut” sau o folosesti doar ca pe un loc unde ingramadesti cateva hartii? In plus, daca vrei sa fii mai eficienta si sa gasesti intr-un timp cat mai scurt toate documentele de care ai nevoie, pastreaza curatenia pe masa de lucru.
Motivul pentru care este bine sa ai biroul curat
Biroul tau este spatiul de munca cel mai important. Este, sau ar trebui sa fie, motorul zilei tale de lucru, mai concret spus, trebuie sa fie spatiul in care iti desfasori activitatile timp de 8 ore pe zi. Stiu ca este greu sa iti lasi biroul sa devina “o groapa de gunoi” in loc sa fie un instrument nepretuit care sa te ajute la munca. Biroul tau poate sa-ti aminteasca permanent de toate treburile pe care nu le-ai facut si poate fi, de asemenea, locul secret unde se ratacesc toate lucrarile urgente.
Daca chiar ai nevoie de vreo motivatie pentru a-ti face ordine pe birou, adu-ti aminte de faptul ca un birou neingrijit si dezordonat iti poate afecta in mod negativ imaginea.
Un birou dezordonat scade productivitatea
Pentru ca traim in secolul XXI, exista situatii cand este foarte important ceea ce gandesc altii despre tine. Nu conteaza circumstantele, un birou dezordonat poate da impresia ca si tu esti o persoana dezordonata si sunt sigura ca nu vrei asta. Urmeaza sfaturile noastre de mai jos si cu siguranta te vei simti mai bine.
1. In primul rand, ca sa iti faci curat pe birou ai nevoie de un spatiu de depozitare. Daca nu ai un sistem de indosariere, atunci acum ar fi cazul sa te gandesti sa-ti cumperi unul. Ele sunt de toate formele si marimile, de la fisete metalice la sertare obisnuite prevazute cu sisteme de prindere a dosarelor. Daca esti in criza de spatiu, dar ai multe rafturi, poti folosi bibliorafturi sau cutii pentru depozitare.
2. Odata ce ai stabilit problema hartiilor, etapa urmatoare tine de sistemul de sortare. Preferabil este sa triezi hartiile intrate si sa le imparti in functie de importanta lor.
3. Pe biroul tau se gasesc tot felul de lucruri inutile, pe care nu le mai folosesti, acestea aflandu-se in totala dezordine. Poate ca nu realizezi, insa aceasta aglomerare te oboseste si te streseaza. Cat iti poate lua sa faci ordine printre hartii? Incearca sa gasesti 10 minute pe saptamana pentru aceasta activitate si te vei simti mult mai bine la locul de munca.
4. Scapa de e-mailurile vechi pentru ca aceasta actiune are acelasi efect din punct de vedere psihologic ca si eliberarea biroului. Mailurile tale sunt ravasite si din aceasta cauza nu reusesti sa gasesti datele care te intereseaza cu adevarat.
5. Pastreaza pe birou doar documentele care-ti sunt utile in ziua respectiva. Nu uita insa sa faci curat la fiecare sfarsit de saptamana in sertare si nu mai pastra documentele si obiectele care nu-ti mai sunt folositoare!
Text: Oana Mircea