Se presupune că pandemia de coronavirus va schimbă fundamental modul în care vor opera multe organizații în viitorul apropiat. Întrucât guvernele și întreprinderile din întreaga lume le spun celor care au simptome să se autoizoleze și tuturor să practice distanțarea socială, munca la distanță este noua noastră realitate. Cum se descurcă cu această schimbare bruscă liderii de corporații, managerii și angajații?
Tsedal Neeley, profesor la Harvard Business School, a petrecut două decenii ajutând companiile să învețe cum să-și conducă echipele dispersate şi oferă îndrumări despre cum să lucrăm productiv de acasă, cum să ținem ședințe virtuale și cum să conducem echipele în acest moment de criză.
Sunt organizațiile pregătite pentru această tranziție bruscă?
Amploarea și scopul a ceea ce vedem, cu organizații de 5.000 sau 10.000 de angajați care le solicită oamenilor să lucreze de acasă foarte repede, nu are precedent. Deci, nu, organizațiile nu sunt pregătite pentru acest lucru.
Care este primul lucru pe care îl pot face liderii și managerii pentru a-și ajuta angajații să se pregătească?
Asigurați-le infrastructura corectă. Au oamenii tehnologia necesară sau au acces la ea? Cine are un laptop? Vor putea cei care au laptopuri să se descurce cu ușurință cu cerințele organizației lor? Au software-ul necesar pentru a putea să funcționeze, să preia apeluri de conferință, etc.? Cum rămâne cu angajații care nu au laptopuri sau dispozitive mobile? Cum vă asigurați că au acces la resursele de care au nevoie pentru a lucra? Managerii direcți trebuie să se asigure foarte repede că fiecare angajat are acces complet, astfel încât nimeni să nu se simtă lăsat în urmă.
Ce ar trebui să facă oamenii care nu sunt obișnuiți cu munca la distanță pentru a se pregăți psihologic pentru acest lucru?
Dezvoltați ritualuri și fiți disciplinați în a vă gestiona ziua. Stabiliți o oră de început și de sfârșit a zilei de muncă. Vă trebuie un anumit ritm. Faceți un duș, îmbrăcăți-vă, nu neapărat cu ceea ce purtați de obicei la serviciu, apoi începeți activitățile din ziua respectivă. Dacă obișnuiți să vă deplasați mult, asigurați-vă că includeți și puțină mișcare în jurul casei în programul de lucru. Dacă sunteți obișnuiți cu multe întâlniri, asigurați-vă că acest lucru se întâmplă în continuare. Întreabaţi-vă: Ce să fac să nu mă simt singur sau izolat și cum să rămân sănătos fizic și psihic, productiv și energic?
Gândiți-vă că s-ar putea să vă placă de fapt lucrul de acasă. Puteți pune muzica care vă place. Puteți fi mai flexibili cu organizarea timpului. Poate fi distractiv. În ceea ce privește managerii, aceștia trebuie să își verifice oamenii. Asigurați-vă că sunt pe poziții și că au intrat în ritmul zilei de lucru și sunt online cu ceilalți colegi.
Întrebaţi-i: „Ce pot face pentru a mă asigura că această tranziție bruscă și rapidă funcționează pentru ține?” Cum ar trebui să se întâmple aceste discuții? În grup? Unu-la-unu? Prin apeluri telefonice? Sau video chaturi?
În primul rând, ar trebui să aveți o conversație de grup despre noua stare de fapt. Puteți spune, „Hei, dragi colegi, traversăm o perioada diferită. Nu știm cât va dura, dar vreau să mă asigur că toți sunteți pregătiți.”
Acest lucru ar trebui să fie urmat de lansarea noului mod de lucru. Să ne gândim: Cât de des ar trebui să comunicăm? Ar trebui să fie video, telefon sau Slack/Jive/Yammer. Dacă nu utilizați niciunul dintre aceste sisteme de socializare, ați fi dispuși să o faceți? Care este cel mai bun mod de a lucra împreună? Trebuie să-i ajutați pe oameni să înțeleagă cum își pot face lucrările de la distanță și să le daţi încredere că va funcționa. Acestea fiind stabilite, întâlniți-vă cu grupul cel puțin o dată pe săptămână. În mediul virtual, frecvența contactelor poate fi păstrată. Dacă obișnuiați să aveți întâlniri pentru discuții, continuați să faceți acest lucru. De fapt, contactul ar trebui probabil să crească pentru întreaga echipă și pentru membrii acesteia. Angajații mai noi, cei care lucrează la proiecte critice și persoanele care au nevoie de mai mult contact vor avea nevoie mai mult de discuții de tip unu-la-unu.
Amintiți-vă, de asemenea, că puteți face și lucruri distractive online: happy hour, pauze de cafea, prânz împreună. Toate aceste lucruri vă pot ajută să vă mențineți relațiile pe care le-ați avut la birou. Există numeroase cercetări care arată că echipele virtuale pot fi complet egale cu cele co-localizate în termeni de încredere și colaborare. Este nevoie doar de disciplină.
Cum afectează munca de acasă sănătatea psihologică? Ce pot face angajatorii pentru a se asigura că oamenii rămân concentrați, dedicați și fericiți?
Oamenii pierd conversațiile neplanificate din pauzele de apă sau de cafea cu colegii de muncă de la distanță. Acestea sunt părți importante ale zilei de muncă, care au un impact direct asupra performanței. Cum le creăm pe cele virtuale? Pentru unele grupuri și persoane, aceasta poate fi o discuție pe messanger. Pentru alții, pot fi conversații telefonice sau conferințe video. Unii ar putea să folosească WhatsApp, WeChat sau Viber. Managerul poate încuraja aceste tipuri de contact pentru sănătatea psihologică a echipei sale. Ei s-ar putea să nu își dea seama de aceste aspecte în mod firesc. Trebuie să îi învățați. Încă un sfat: faceți exerciții fizice chiar și în casă. Este esențial pentru bunăstarea mintală.
Care sunt primele trei lucruri pe care le pot face liderii pentru a crea o cultură organizațională de la distanță bună?
Pe Amazon există peste 10.000 de cărți în limba engleză despre relaționarea în spațiul virtual și cum să conduci echipa de la distanță. De ce? Pentru că acest lucru este foarte dificil de făcut, iar managerii trebuie să lucreze activ la asta. Unu, asigurați-vă că membrii echipei știu constant ce se întâmplă. Trebuie să le comunicați ce se întâmplă la nivel organizațional, deoarece, atunci când sunt acasă, e ca și cum ar fi fost separați de mamă. Ei se întreabă ce se întâmplă în companie, cu clienții și cu obiectivele comune. Comunicarea în jurul acestui subiect este extrem de importantă. Trimiteți-le e-mailuri, vorbiți-le despre aceste lucruri.
În această perioadă, oamenii vor începe, de asemenea, să se enerveze în ceea ce privește realizările sau alte rezultate. Va trebui să vă asigurați că vor simți că va fi bine. Un alt lucru este să vă asigurați că niciun membru al echipei nu se simte de parcă ar avea mai puțin acces la tine decât alții. Acasă, imaginația oamenilor începe să înflorească. Deci, trebuie să fiți la dispoziția tuturor în egală măsură. În cele din urmă, când vă desfășurați întâlnirile de grup, vizați includerea și echilibrarea timpului pentru fiecare, astfel încât toată lumea să se simtă văzută și auzită.
Cum vor afecta aceste modificări productivitatea?
Productivitatea nu trebuie să scadă deloc. Poate fi menținută, chiar îmbunătățită, deoarece plimbările și distragerile de la birou au dispărut. Desigur, este posibil să fiți acasă cu partenerul sau copiii, iar aceste probleme vor trebui rezolvate. O altă problemă poate fi abilitatea de a rezolva rapid problemele atunci când nu vă puteți întâlni personal, în timp real. Acest lucru poate crea întârzieri. Dar, în afară de asta, nu văd cum ar scădea productivitatea. Există dovezi solide care arată că nu ar trebui să se întâmple acest lucru.
Dacă politicile de distanțare socială continuă pentru mai mult timp, cum măsurați productivitatea angajaților dvs. și, eventual, cum revizuiți muncă lor?
Voi spune asta tuturor managerilor: trebuie să aveți încredere în angajații voștri. Este o perioadă în care trebuie să urmăm sfatul lui Ernest Hemingway: „Cel mai bun mod de a afla dacă puteți avea încredere în cineva este să aveți încredere în el.” Nu puteți vedea ce fac oamenii. Dar dotați-i corespunzător și dați-le sarcini, verificați-le așa cum ați făcut-o întotdeauna și vor produce așa cum vă doriți. Nu puteți monitoriza procesul, astfel încât revizuirea dvs. va trebui să fie bazată pe rezultate. Dar nu există niciun motiv să credem că, în acest nou mediu, oamenii nu-și vor face muncă care le-a fost repartizată. Munca de la distanță se practică de foarte mult timp. Și astăzi avem toată tehnologia necesară nu numai să lucrăm, ci și să colaborăm. Avem instrumente de socializare la nivel de companie care ne permit să stocăm și să captăm date, să avem conversații unu-la-unu sau cu mai mulți, să împărtășim cele mai bune practici și să învățăm.
Să vorbim despre ședințele virtuale. Care sunt bunele practici, dincolo de sfatul general pentru a vă clarifica scopul, a circula o agendă, a pregăti oamenii pentru a fi sunați și așa mai departe?
În primul rând, trebuie să aveți câteva reguli explicite. Puteți spune: „Dragi colegi, când avem aceste întâlniri, o facem într-un mod respectuos, oprim telefoanele, nu verificăm e-mailurile și renunțăm la mulți-tasking.” Vă recomand cu mare încredere videoconferința dacă puteți face acest lucru. Contează foarte mult ca oamenii să se vadă unii pe alții. Și atunci ai încredere că oameni vor respectă regulile fundamentale.
În al doilea rând, pentru că nu au mai au conversațiile din pauza de apă/cafea, și abia acum învață cum să lucreze de acasă, petreceți primele șase-șapte minute ale întâlnirii cu o conversație de acomodare. Nu vă duceți direct la punctele de pe agenda ședinței. În schimb, faceți un tur și întreabaţi-i pe toți: „Cum te descurci?”. Începeți cu persoana cea mai nouă sau cu cel mai scăzut statut sau cu cel care vorbește cel mai puțin. De asemenea, ar trebui să povestiți ceva la rândul dvs., astfel încât să modelați comportamentul. După aceea, introduceți punctele cheie despre care doriți să vorbiți și dirijați din nou spre ceea ce doriți să aflați, se creează o conexiune, se pun întrebări sau se folosește tehnologia preferată, cum ar fi Zoom sau Skype pentru Business. Ultimul lucru pe care trebuie să îl faceți este să urmăriți aceste întâlniri virtuale printr-o comunicare redundantă pentru a vă asigura că oamenii v-au auzit și că au înțeles rezultatul. Să zicem că aveți o conferință video despre un subiect. Reveniți cu un e-mail sau cu un mesaj după ședința. Ar trebui să aveți mai multe mijloace pentru a urmări subiectele discutate.
Cum facilitați conversațiile extrem de complexe sau încărcate emoțional atunci când oamenii nu sunt față în față?
Puteți aduce în discuție unul sau două astfel de subiecte, deoarece nu aveți timpul sau ocazia de a face acest lucru după întâlnire. Nu puteți să vă deplasați la birourile oamenilor pentru a verifica. Deci, aveți grijă ce aduceți în discuție, când și cum o faceți. Puteți avea aceste conversații. A permite oamenilor să nu fie de acord pentru a stimula gândirea echipei este un lucru foarte pozitiv. Uneori, în medii virtuale, oamenii nu se simt în siguranță din punct de vedere psihologic, așa că s-ar putea să nu vorbească când ar trebui. Prin urmare, puteți să generați sau să mediaţi un pic de dezacord – întotdeauna despre muncă, sarcini sau proceduri, desigur, niciodată ceva personal.
Având în vedere închiderea școlilor, grădinițelor și a centrelor de zi, cum discutați despre copii și îngrijirea copiilor?
Liderii ar trebui să fie pregățiți pentru această conversație și să îi ajute pe oameni să gasească soluții pentru aceste probleme. Neclaritatea granițelor dintre muncă și casă a venit brusc asupra noastră, astfel încât managerii trebuie să dezvolte abilitățile și politicile de susținere a echipelor lor. Aceasta ar putea implica o flexibilitate mai mare în ceea ce privește orele în care lucrează angajații. Nu trebuie să mănânci la 12:00. S-ar putea să îţi plimbi câinele la 14:00. Lucrurile sunt mult mai flexibile, iar managerii trebuie doar să aibă încredere că angajații vor face tot posibilul pentru a-și duce la bun sfârșit munca.
Am vorbit despre comunicarea internă, dar ce sfaturi aveți pentru persoanele care lucrau față în față cu clienții?
Puteți proceda ca și în cazul vânzărilor virtuale la telefon. Faceți exact aceleași lucruri. Aici, este și mai important să utilizați suporturi vizuale. Faceți orice ați face într-o discuție față în față și continuați să faceți acest lucru. Poate că nu puteți să îi invitați la un prânz de afaceri, dar puteți face multe. Fiți creativi.
Ce faceți pentru acei colegi care nu sunt dotați corespunzător cu echipamente?
Organizațiile trebuie să găsească o modalitate de a sprijini acei angajați: un fel de acțiune colectivă care să îi ajute, deoarece altfel izolezi complet persoane care sunt foarte importante pentru funcționarea ta. Aș alcătui un grup de lucru și aș găși soluții pentru a-i menține conectați și pentru a mă asigura că se simt în continuare apreciați. Și includeți-i în planificare.
Dacă simțiți că, în ciuda celor mai bune eforturi, un angajat se chinuie să se adapteze – nu este concentrat – ce puteți face?
Când vedeți semne – cum ar fi mai puține e-mailuri sau mai multe inhibiții în conversațiile de grup – vorbiți cu ei. Creșteți contactul și încurajați-i și pe ceilalți. Înțelegeți-i și oferiți-le ce le trebuie. Organizațiile ar trebui, de asemenea, să se asigure că au servicii de asistență a angajaților în acest moment. Când eliminați dintr-o dată rutinele obișnuite ale oamenilor și interacțiunea cu ceilalți, unora le va fi foarte greu și vor avea nevoie de ajutor suplimentar. Aș adăuga că CEO-ul fiecărei organizații trebuie să fie mult mai vizibil acum – prin videoconferință sau comunicări înregistrate – pentru a oferi angajaților încredere, pentru a-i calma și pentru a le da speranță.
Considerați că această criză schimbă modul în care operează echipele și organizațiile?
Cred că le va extinde orizontul de funcționare. Organizațiile, echipele și oamenii vor experimenta mai mult odată cu munca virtuală. Mulți și-au dorit întotdeauna să o testeze ca modalitate de extindere a forței de muncă. Acest lucru nu înseamnă că oamenii vor adopta permanent acest nou stil de lucru, dar această experiență va extinde capacitatea tuturor. Un aspect pozitiv al aceastei situații dificile în care ne regăsim, este că dezvoltăm anumite competențe care ne-ar putea fi utile în viitor. Aceasta este speranța mea cea mai mare.
Text Corina Ionescu