Suntem cu totii de acord ca a fi productiv la job inseamna a duce la bun sfarsit mai multe taskuri intr-o perioada mai scurta de timp. Insa cum am putea reusi acest lucru, in conditiile in care nicio zi nu seamana cu cealalta si avem din ce in ce mai multe responsabilitati? Pentru a profita la maximum de orele petrecute la serviciu, trebuie sa te concentrezi pe trei aspecte deosebit de importante: timp, spatiu si modul in care abordezi sarcinile.
FACTORUL TIMP
Managementul timpului
Pentru a produce mai mult intr-un timp mai scurt, trebuie sa inveti sa-ti gestionezi corect timpul efectiv de lucru. Sarcinile care ne consuma cel mai mult timp sunt adesea cele mai putin importante. Se poate intampla sa fim intrerupti de un mail urgent sau de alte cereri venite de la cei din jur.
Femeia de cariera. Riscuri si beneficii
Aceste intreruperi ne „mananca” timpul si, potrivit expertilor de la Universitatea din California, avem nevoie de 26 de minute pentru a ne reintra in mana si a reusi sa ne concentram asupra a ceea ce aveam de facut.
Un moment de respiro
De cum ajungi la serviciu dimineata, verifica-ti e-mailul si update-urile de peste noapte. Triaza informatiile si scoate-ti din minte ceea ce nu mai este de interes. De asemenea, informeaza-te despre proiectele aflate in derulare. Daca ai intalniri stabilite, incearca sa reduci timpul petrecut cu pana la 25%.
Fii scurt si concis si cere-i si interlocutorului aceleasi lucruri. In plus, sa stii ca nu este deloc productiv sa fugi de la o intalnire la alta, deoarece vei obosi si nu te vei mai putea concentra. Mergi in pauza de masa 30 de minute si ia-ti la fiecare ora cateva minute libere, de respiro.
SPATIU
Desfasurarea activitatii
Cand spunem spatiu, ne referim la mediul fizic in care ne desfasuram activitatea, dar nu numai. Spatiul este un element important in cresterea productivitatii. Daca ai de facut un raport sau un research, lipsa intreruperilor imbunatateste capacitatea de concentrare. Tocmai de aceea, unele companii prefera ca angajatii sa lucreze de acasa. In plus, instrumentele pe care le folosim pentru a comunica ne consuma timp pretios. Fie ca vorbim de intranet sau de alte astfel de retele, se pare ca acestea sunt utile, insa „consumatoare” de timp. De asemenea, mesajele de tip pop-up ar trebui dezactivate.
ABORDAREA SARCINILOR
Poate parea mult mai simplu si comod sa rezolvi o neintelegere discutand pe Skype, insa nu neaparat si eficient. Pentru a lamuri problemele si neintelegerile, este mult mai usor sa iesi din birou, sa mergi pana la capatul culoarului sau sa urci un etaj si sa clarifici unele aspecte fata in fata. Cand primesti un task, invata sa-l rezolvi pe etape si atinge pe rand fiecare punct de interes. Astfel, vei reduce nivelul de anxietate si vei putea face fata cu mai multa usurinta atributiilor. Pune totul pe hartie si arunca-ti din cand in cand ochii pe ceea ce ti-a mai ramas. Intotdeauna astfel de notite te vor ajuta sa tii pasul cu indatoririle pe care le ai la job.
Text: Ruxandra Dumitrescu